别让格式毁了你的努力
很多人写文档只关心内容对不对，却忽略了排版和结构。你有没有遇到过这种情况：辛辛苦苦写完一份报告，领导看了一眼就说‘太乱了看不懂’？其实问题可能不在内容，而在格式。
比如标题层级混乱，一级标题用加粗，二级标题又用斜体，看起来像拼凑的。正确的做法是统一使用样式模板，Word 里的‘标题1’‘标题2’不是摆设，点一下就能规范层级，还能自动生成目录。
段落不要太长，别堆成一堵墙
看到密密麻麻的大段文字，谁都不想读。尤其是在工作群里发操作说明，如果一段写上几百字，别人滑两下就放弃了。每段控制在三到五行为宜，讲清楚一件事就换段。
比如你要写一个报销流程说明，不要从提交单据一直写到财务打款。拆开写：
第一步怎么填表，
第二步找谁审批，
第三步发票怎么贴。分点说清楚，别人照着做就行。
用词要一致，别自己搞混
同一个东西，前面叫‘用户手册’，后面变成‘操作指南’，再后面又成了‘使用说明’，读者会以为是三个不同的文件。选定一个名称就坚持用到底。
还有术语也要统一。比如公司内部系统名称是‘OA平台’，就别有时候写‘办公系统’，有时候写‘OA系统’。看似小问题，但会影响专业感。
必要的地方加代码或命令示例
如果你在写技术文档，比如教同事怎么跑脚本，光说‘执行命令后会输出结果’是不够的。
python data_clean.py --input report.csv --output clean_report.csv把实际命令写出来，别人复制粘贴就能用。注意参数名和文件名最好用真实场景中的命名，别全用 demo、test 这种抽象词。
留点余地，方便后续修改
文档不是写完就完了，很可能过两周要更新。所以别把页面撑得太满，页边距至少留2厘米，行间距用1.5倍，不然插入新内容时显得挤。
另外，尽量用‘如图1所示’‘参见第3节’这种方式引用内容，而不是‘上面那个图’‘前面提过的步骤’。别人看打印版时也能定位。
检查错别字和标点，这是基本尊重
把‘登录’写成‘登陆’，把‘账户’写成‘帐号’，虽然意思差不多，但看起来不专业。尤其是对外交付的文档，一个小错误都可能让人怀疑整体质量。
写完别急着发，静下来读一遍，或者让同事快速扫一眼。很多时候自己写的时候看不出问题，读出来才发现语句拗口或者漏了字。
文档不是写给自己看的，而是为了让别人能快速理解。花十分钟调整格式、理清逻辑，往往比多写五百字更有用。